Secrétariat téléphonique 100 pour cent santé construit sur mesure selon vos besoins !

Comment fonctionne le Secrétariat téléphonique Accueilpro ?

Nous établissons ensemble et en amont de la mise en place du service de Secrétariat téléphonique votre cahier des charges dans lequel vous nous indiquez de façon trés prosaïque à quoi doit ressembler votre agenda, comment répondre aux questions pratiques que l'on retrouve à l'accueil téléphonique, en somme comment nous devons assurer la gestion de votre secrétariat téléphonique médical.

Une fois la date définie pour le lancement de votre essai de 30 jours vous transférez vos appels quand vous le souhaitez vers le Secrétariat téléphonique Accueilpro.

"40% de nos nouveaux utilisateurs ont été recommandés par nos plus de 2000 Professionnels de santé"

Vos Télésecrétaires gèrent l'accueil téléphonique pendant 30 jours selon vos instructions.

Vous recevez à la fin du mois une facture détaillant clairement les tâches traitées et soumises à facturation que vous pouvez comparer à l'offre de prix Secrétariat téléphonique remise en avant vente.

Conformément aux conditions d'essai, vous décidez de poursuivre l'utilisation du Secrétariat téléphonique Accueilpro ou non sans aucun engagement quel que soit votre décision !

A propos de l'agenda partagé développé par notre société

Notre planning partagé en ligne "Agendapro" est un gestionnaire d'agenda hebergé en ligne, facile à utiliser configuré sur mesure selon vos exigences, accessible en version classique et/ou mobile, développé sur mesure pour le métier de Secrétariat téléphonique. La capacité d'Accueilpro à maîtriser sa technologie fait passer la qualité du service dans une dimension supérieure à celles des entités que vous avez déja pu tester et dont le retour d'expérience fait généralement cruellement défaut.

Chaque collaborateur dispose de son accès dédié.

Etat des lieux "sans détour" du Secrétariat téléphonique en tant que service pour les cabinets médicaux

(Selon Yohann DOENNLEN - Responsable du projet Accueilpro France).

Vous êtes Professionnel de santé et vous vous demandez encore si une solution de Secrétariat téléphonique pourrait vous permettre de vous concentrer sur votre pratique médicale à un coût raisonnable pour le cabinet ? Vous êtes inquiet de la capacité d'un fournisseur de service à assurer cette mission dans le respect de vos exigences fondamentales en matière d'accueil, de cahier des charges et d'image de marque. Vous êtes un concurrent qui cherchez l'inspiration pour améliorer votre service ? Lisez mon article qui bien entendu fait l'éloge objective de notre service mais qui je l'espère vous donnera plusieurs indications pertinentes pour votre projet de Secrétariat téléphonique.

Le quotidien Le Généraliste rapportait dans une étude récente faite en 2015 auprès de 1000 professionnels de santé que seulement 50% d'entre eux disposaient d'une ressource de secrétariat et que dans ces 50% seulement 20% avaient retenu une solution de télésecrétariat et/ou un mix secrétaire salarié et Secrétariat téléphonique complémentaire.

Le besoin en Secrétariat téléphonique est pourtant un besoin essentiel pour le cabinet puisqu'il est en 2015 la porte d'entrée de 99% des prise de rendez-vous médicales. Le praticien ne peut donc pas délaisser son accueil au profit des consultations si il ne veut pas risquer de voir son planning perdre de son contenu et l'insatisfaction des patients grandir de leur incapacité à prendre facilement rendez-vous. (Les professionnels de santé sont les premiers à connaître le niveau d'exigence des patients et cette exigence commence dès l'accueil.

Plusieurs explications à ce faible taux d'équipement dont la question de la qualité est au premier rang. En effet et lors de mes nombreuses rencontres avec les Médecins intéressés par la solution Accueilpro, de nombreuses déconvenues m'ont été rapportées lors d'une première tentative d'externalisation. (Cahier des charges non respecté et malgré les retours aucune prise en compte et persistance d'erreur, temps d'attente long, prix qui augmente tous les ans, agenda très peu flexible avec obligation d'adapter l'organisation du cabinet à l'agenda (Ubuesque)).

Quid de la qualité, de l'expertise du cahier des charges ? à Accueilpro ?

Je confirme, nous commettons tous des erreurs dans notre pratique professionnelle quotidienne et ces erreurs sont salutaires lorsqu'elles génèrent un travail de retour d'expérience et d'amélioration. Je le dis en avant vente, faites nous confiance pour la gestion de votre accueil téléphonique comme les 500 professionnels qui nous font confiance depuis 2007 et leur 800 000 patients pour qui nous sommes à disposition, nous ferons surement des erreurs dans le traitement du Secrétariat téléphonique médical mais nous aurons à coeur avec la rigueur nécessaire de comprendre ces dernières et de travailler à leur correction définitive. De nombreux télésecrétariats exploitent (99% en réalité du marché) un gestionnaire d'agenda distribué par une Société informatique n'opérant pas de manière dédiée dans le monde de la santé. A la clé, un outil peu flexible, peu adaptatif et qui ne sait pas empécher les problèmes. Ce travail prophylactique est pourtant essentiel lorsque secrétaire je dois gérer 50 cabinets médicaux avec leur spécificité. Je dois disposer d'un environnement qui me permet de le faire vite et bien pour dédier mon temps au patient plutôt qu'à la manipulation informatique.

Prenez l'aéronautique, le TCAS (Système anti collision pour faire simple) alerte un avion se trouvant au même niveau de vol qu'un autre d'une collision imminente et soumet aux deux appareils une solution d'évitement en les plaçant à un niveau de vol distinct. Pour l'anecdote, la consigne du TCAS à une valeur supérieure à celle donnée par le contrôleur aérien en cas d'alerte collision (Un algorithme informatique ne commet pas d'erreur, il est parfait si il est programmé correctement). Dans l'aviation mieux vaut prévenir que guérir :) A Accueilpro, vous êtes Médecin Généraliste et vous ne souhaitez pas plus d'un patient par jour pour une durée de 30 minutes ? Notre gestionnaire de stock de rendez-vous nous propose les créneaux disponibles pour les nouveaux patients. Aucune erreur possible.

Concernant l'attente à l'accueil téléphonique ? un des critères primordiaux de qualité du Secrétariat téléphonique. N'achetez pas un service qui vend 100% d'appels prédécrochés parce que 100% des Secrétariats téléphoniques savent vendre cet engagement mais préférez une société qui s'engage de manière transparente sur la gestion du d'attente et qui assume le fait que le caractère aléatoire de la distribution des flux rend impossible un traitement humain de 100% des appels en moins de x secondes pour un service facturé quelques centaines d'euros par mois. Une secrétaire physique elle même employée au sein du cabinet médical ne peut pas traiter trois appels arrivant simultanément (Courant). La question est donc de retenir une solution qui s'engage sur un taux de réponse avec un temps moyen d'attente acceptable pour le patient et un taux limité d'appels perdus. Notez également que 90% des sociétés de Secrétariat téléphonique n'évoquent pas du tout sur leur site la question de la gestion du temps d'attente (Inquiétant).

A propos du prix de notre Secrétariat téléphonique médical (Un mot d'ordre: "Comparez les prix des différents services de Secrétariat téléphonique avant de retenir un fournisseur")

A propos de l'Agenda utilisé par le Secrétariat téléphonique Accueilpro

Selon moi il existe un concept fondamental en matière d'applicatif métier que je résume comme suit:

L'outil doit être simple et rapide à utiliser par tous les intervenants praticiens et du secrétariat, il doit s'adapter à l'organisation du cabinet et pas l'inverse, il doit être en mesure de suivre cette évolution. Si un de mes fournisseurs me demandait de changer ma manière de travailler pour coller au service qu'il me vend et bien en réalité je ne saurai pas quoi répondre. (Un désappointement relativement fort m'empêcherait probablement de le faire à l'instant T).

A propos du choix de l'organisation humaine de la structure de Secrétariat téléphonique

Le Secrétariat téléphonique Accueilpro c'est un réseau de bureaux à taille humaine (Cinq intervenantes max) dédiées à la gestion quotidienne de l'accueil téléphonique d'un volume V de professionnels de santé. Objectif double: Disposer d'une assise RH suffisante pour garantir notre engagement en matière de gestion du temps d'attente toute l'année, limiter l'impact des absences, fournir un service personnalisé où les mêmes interlocuteurs sont prégnants dans la gestion quotidienne des demandes patients. (Quoi qu'il arrive, fuyez les centres d'appels usine et encore mieux si ils sont "offshore" c'est à dire hors France). Vous avez déja hésité 2 ans avant de vous lancer convaincu que vos patients âgés ne comprendraient pas cette externalisation soudaine de l'accueil alors ne ruinez pas tous vos efforts.

Télésecrétaire indépendante ? Pourquoi pas ? Le prix sera nécessairement plus élevé qu'une structure intermédiaire de Secrétariat téléphonique comme celle d'Accueilpro (Effectif moyen de 5 collaboratrices) mais disposer d'une secrétaire dédiée au prix d'un télésecrétariat est assez alléchant. Attendez vous néanmoins à devoir vivre des coupures de service pendant les heures de repas et/ou les vacances.

A propos des services associés, prise de rendez-vous par internet, service de rappel de rendez-vous par SMS ?

Accueilpro propose le service Docteur Rendez-vous qui permet aux patients de prendre rendez-vous en ligne 24H24 7J7 dans le respect du cahier des charges client (Le module de distribution des rendez-vous est paramétrable selon tous les scénarios possibles). Le module peut-il empécher les retraités de prendre rendez-vous le samedi pour leur "Ro" ? Et bien OUI Docteur !

A la clé, une conversion de 30% en moyenne des appels en prise de rendez-vous en ligne, un accès facilité à la prise de rendez-vous par les patients, une économie sur le service de Secrétariat téléphonique du cabinet. Nous sommes en 2023, les patients veulent un accès multicanal au secrétariat de leur cabinet médical même si le service reste dans l'esprit d'une grande majorité de Professionnels de santé encore trop novateur. C'est du reste assez intriguant compte tenu du fait que les Médecins évoluent probablement dans le secteur d'activité qui connaît et qui connaîtra le plus fort niveau d'innovation au 21ème siècle. A suivre.

En conclusion

Vous êtes Praticien en libéral. Vous vous questionnez sur le rapport bénéfice/risque de la mise en place d'un Secrétariat téléphonique dans l'organisation quotidienne de votre cabinet médical ? Vous avez pris la peine de lire mon propos.

Je vous propose quel que soit la solution de Secrétariat téléphonique que vous allez retenir (Accueilpro ou tierce) de commander un essai sans aucun engagement du gestionnaire d'agenda et du service (En moyenne sur le marché Dix jours à Trente jours) afin de vous assurer que l'équipe retenue possède l'expertise nécessaire pour vous permettre de mieux pratiquer en apportant à chaque demande patient une réponse appropriée.

Côté Accueilpro, notre service est disponible à l'essai pendant 30 jours, un compte Agendapro peut être écrit sur fourniture de votre cahier des charges à des fins de présentation sans aucun engagement. Enfin un des membres de notre équipe peut se déplacer sans aucun engagement toujours à votre cabinet médical nimporte où en France pour répondre à vos interrogations et remarques sur le service de Secrétariat téléphonique médical Accueilpro et vous présenter notre gestionnaire d'agenda partagé Agendapro.